GESTIONNAIRE ADMINISTRATION DU PERSONNEL ET PAIE H/F

Au sein d’une entreprise à taille humaine, appartenant à un groupe industriel présent à l’international, sous la responsabilité de la Responsable GAP et du Responsable de Site, vous assurez la réalisation et les contrôles associés de la paie des collaborateurs de votre périmètre ainsi que la gestion administrative du personnel, en collaboration avec les prestataires externes, et dans le respect des procédures internes, du calendrier fixé et des obligations légales et règlementaires.

Vous informez et conseillez les équipes ressources humaines dans les domaines de la gestion administrative, de la gestion des temps et de la paie et intervenez sur votre périmètre SAP HR selon les procédures mises en place.

Pour ce faire, vous êtes notamment en charge de :

Gestion de la paie des collaborateurs :

Vous assurez la saisie des éléments variables de paie des collaborateurs dans le respect des procédures internes et du calendrier fixé et des obligations règlementaires.

Vous vérifiez le bon traitement des éléments transmis par les prestataires externes dans le respect des procédures internes, du calendrier fixé et des obligations règlementaires :
– Réaliser les contrôles de paie demandés par les prestataires et documenter les modifications apportées,
– Etre garant(e) de la validation du fichier pour le périmètre géré,
– Apporter les modifications de saisie des éléments variables de paie nécessaires à la correction des anomalies selon le planning fixé et la procédure en vigueur,
– Remonter les anomalies de paramétrage et dysfonctionnements auprès du/de la responsable de la paie et chef de projet paie.

Vous transmettez les éléments (virements, acomptes, états post paie, …) envoyés par les prestataires externes, aux services concernés, dans le respect des procédures internes et du calendrier fixé.

Vous assurez le rapprochement des charges sociales mensuelles, trimestrielles et annuelles en lien avec la finance selon les procédures en vigueur.

Lors de la sortie d’un collaborateur :
– Saisir les données variables liées à la sortie du collaborateur,
– Compléter le template des prestataires externes pour calculer les indemnités de sortie,
– Etre garant(e) de la complétude des IT correspondants,
– Réaliser le ticket auprès du prestataire externe pour la sortie,
– Contrôler les éléments du solde de tout compte transmis par le prestataire externe et effectuer les corrections nécessaires,
– Sauvegarder les documents dans le dossier numérique du collaborateur et envoyer les documents du solde de tout compte au salarié.

Mise à jour du système d’information de la paie.

Participer à la mise en oeuvre et au contrôle des modifications de paramétrage en lien avec le chef de projet paie.

Administration du personnel :

Embauche du collaborateur :
– S’assurer de la bonne réception et complétude du dossier administratif des nouveaux collaborateurs en lien avec le HRBP concerné, et l’archiver en version numérique et/ou papier,
– Créer les nouveaux collaborateurs sur les systèmes de paie et être garant de l’information saisie,
– Envoyer les éléments d’affiliation aux organismes sociaux,
– Inscrire le collaborateur au centre de médecine du travail et veiller à ce qu’il ait une visite initiale de prévention.

Vie du collaborateur :
– S’assurer de la mise à jour des données personnelles et éléments contractuels du collaborateur lors d’évolutions,
– Assurer un suivi des reconnaissances de travailleurs handicapés et titres de séjour/autorisation du travail/immatriculation sécurité sociale provisoire, etc et alerter le HRBP pour anticiper les renouvellements,
– Etre garant(e) du suivi régulier des visites médicales du périmètre géré en respectant les délais règlementaires et mettre à jour le système d’information correspondant,
– Assurer le suivi et la saisie sur les systèmes de paie des éléments variables,
– Réaliser les déclarations des accidents du travail/trajet dans le respect des délais règlementaires,
– Réaliser les dossiers de prise en charge auprès de la prévoyance en cas d’arrêt de travail longue durée,
– Assurer le lien et le suivi des absences avec toutes les parties prenantes (prestataire externe, HRBP, organismes, …).

Relations en interne :
– Etre l’interlocuteur(trice) privilégié des collaborateurs, des managers, des HRBP en cas de question sur la paie, et avec la finance du périmètre géré,
– Réaliser des permanences sur le site le cas échéant,
– Assurer le back-up en cas d’absence d’une personne de l’équipe selon les process internes définis.

Relations avec les organismes sociaux  :

– Réaliser les déclarations annuelles des effectifs aux visites médicales,
– Réaliser les déclarations annuelles obligatoires sur le périmètre géré via la DSN,
– Réaliser les enquêtes annuelles obligatoires en lien avec le service juridique ou RH,
– Traiter les notifications de la CPAM, répondre et les transmettre au prestataire externe,
– Alerter sa hiérarchie en cas de réception de notification des organismes sociaux concernant les charges sociales et participer à l’avancée du dossier.

Participation aux projets transverses dans ses domaines de compétences :

– Participer aux projets de développement des systèmes d’information : logiciel de paie, gestion des temps, gestion administrative,
– Participer aux projets d’intégration de nouvelles entités (rédaction cahier d’analyse, intégration des données, paies de recettes, …),
– Participer aux réunions de service et toutes réunions nécessaires demandées par la direction.

Si nécessité et à la demande du responsable hiérarchique, intervenir sur des activités liées à d’autres processus ou en back up de membres de l’équipe en cas d’absence ou surcroît d’activité.

Le périmètre à gérer est d’environ 100 à 150 salariés en lien avec une paie semi-externalisée et en traitement de plusieurs sujets en manuel actuellement. Intégration sur SAP à court terme.

Votre profil :

De formation supérieure sur le métier, vous justifiez d’une expérience significative sur un poste équivalent acquise idéalement dans le secteur industriel métallurgique et/ou cabinet comptable.

La connaissance du logiciel SAP HR constitue un vrai plus.

Dynamisme, rigueur, discrétion, pugnacité, écoute active sont quelques unes des qualités requises.

Des déplacements sont à prévoir 1 à 2 fois par mois sur Paris afin d’assurer une « permanence paie ».

Rémunération 32 à 35 KE bruts annuels selon expertise base 35 h. 
La base de travail étant à 38 h, les 3 h supplémentaires sont majorées à 25 % conformément au légal.